個人情報の取り扱いに関する基本方針

PA1000-01 個人情報保護基本規程

制定 2017年8月1日
最終更新日 2017年8月1日
株式会社イオタオーエーシステム
代表取締役 渡邊 秀治

1. 個人情報保護理念

当社は、顧客満足を目的として電気工事業務、電気通信工事業務などの事業を行っております。当社のこれらの事業は、関係者（お客様、お取引先様、および従業者）との信頼の上に成り立っていると考えています。
当社は、当社が事業活動をする上でお預かりする全ての個人情報をより厳正に取り扱うため、役員および従業者等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。
また当社は、日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」および個人情報の取扱いに関する法令,国が定める指針その他の規範を遵守して個人情報を取り扱います。
なおこの個人情報保護方針における用語の定義は日本工業規格JISQ15001:2006に準じます。

2. 内部管理体制の確立

当社は、適切な個人情報の取り扱いのために以下の事項を実施します。

1. 当社は、すべての事業において取り扱う個人情報、及び従業者の個人情報について適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと（目的外利用を行わないこと）及びそのための措置として個人情報の取り扱い方法を定めた内部規程を整備します。
2. 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正(改善)のための対策を講じます。

3. 「個人情報保護管理者」を任命し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範及び内部規程の遵守を徹底します。
4. 役員を含む全従業員に個人情報の取扱に関する教育を年1回以上実施します。
5. 内部規程およびその遵守の状況を年1回以上の監査を行い、点検します。
6. 個人情報保護のための個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。
7. 苦情・相談・お問合せに遅滞なく対応します。

個人情報の取り扱いについて

当社は、お客様・株主様・お取引先様・従業員（採用応募者含む）の方々の個人情報について、「個人情報保護方針」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努め、以下の内容に従って個人情報を利用いたします。

個人情報の利用目的

1. 開示対象個人情報について

1. 開示等の求めについて（開示等とは、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止をいいます。）
   開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。なお、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。

   〒790-0922
   愛媛県松山市星岡１丁目２８番１号
   株式会社イオタオーエーシステム 個人情報保護管理者

2. 「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式)等
   開示等の求めを行う場合は、下記の申請書をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封し下記宛ご郵送下さい。

   • 個人情報開示・訂正・利用停止申請書（PDF版ダウンロード）
   • 個人情報開示・訂正・利用停止申請書（Word版ダウンロード）
   • 本人確認のための書類

   1. 「個人情報開示・訂正・利用停止申請書」に所定の事項を記入および実印による押印
   2. 本人の身分を証明する書類（免許証、パスポート、健康保険証など）のコピー
   3. 本人の印鑑証明書

   ※代理人からの請求の場合には、上記に加え、以下の書類の提出を条件とする。

   ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

   • 本人の委任状
     （任意様式。ただし本人の署名・実印による押印・住所、および代理人の氏名・住所の記載は必須）

   ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞
   下記のいずれかの写し

   • 戸籍謄本
   • 住民票（続柄の記載されたもの）
   • その他法定代理権の確認ができる公的書類

   ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞
   下記のいずれかの写し

   • 後見登記等に関する登記事項証明書
   • その他法定代理権の確認ができる公的書類

3. 「開示等の求め」に対する回答方法と手数料及びその徴収方法について

   開示等の求めに対して、書面による通知をする場合は上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用停止申請書」を個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。尚、利用目的の通知又は開示を書面によって回答する場合は手数料として1,000円分の切手を上記「個人情報の利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用停止申請書」に同封して個人情報保護管理者宛ご郵送下さい。

4. 「開示等の求め」に対する書面による回答方法について

   申請者の申請書記載住所宛に本人限定郵便よってご回答申し上げます。

5. 開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

   開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。

※「開示対象個人情報」の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

• 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社への登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
• 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の申請書類に不備があった場合
• 開示の求めの対象が「開示対象個人情報」に該当しない場合
• 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

2.個人情報に関する苦情・相談及びお問合せ対応

1. 当社は、当社の保有する個人情報に関し、ご本人（代理人を含む）から利用目的の通知・開示・訂正（変更）・利用および提供の停止に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応させていただきます。また当社の個人情報の取り扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただし、削除や消去については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。

2. 当社の個人情報に関する苦情・相談及びお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。尚、開示対象個人情報の利用目的の通知又は開示をさせていただく場合は、本人限定郵便で回答致しますので、手数料として1,000円（税込）を徴収させていただきます。

3. 受付時間は平日の午前９時から午後５時までとさせていただきます。
   担当窓口：個人情報保護管理者 渡邊 将幸

   電話：089-958-2360
   FAX：089-958-2361
   メールアドレス：solution@iotaoa.com